Công tác sắp xếp chứng từ hợp lý

 

1 – Công tác sắp xếp chứng từ gốc
– Chúng ta cần sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng theo tuần tự của bảng kê thuế đầu vào đầu ra đã in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng: Bắt đầu tư tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính , các chứng từ gốc: hóa đơn đầu vào đầu ra được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT hàng tháng đã nộp cho cơ quan thế
– Mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo
Hóa đơn bán ra phải kẹp theo Phiếu thu nếu bán ra hoặc thu tiền vào đồng thời kẹp thêm phiếu xuất kho , kẹp theo hợp đồng và thanh lý nếu có.
Hóa đơn mua vào (đầu vào) phải kẹp với phiếu chi và phiếu nhập kho, phiếu đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng , thanh lý nếu có.
Nếu bán chịu phải kẹp phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán) và phiếu xuất kho kèm theo hợp đồng , thanh lý nếu có. ,…
Tất cả phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh.
– Kẹp riêng chứng từ của từng tháng, mỗi tháng một tập có bìa đầy đủ.

2 – Sắp xếp báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế
– Đi kèm theo chứng từ của năm nào là báo cáo của năm đó. Một số báo cáo thường kỳ là: Tờ khai kê thuế GTGT hàng tháng, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, Xuất Nhập Khẩu, Môn Bài, Tiêu thụ đặc Biệt, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý
– Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế kèm theo của từng năm

3 – Chuẩn bị sổ sách đã in hàng năm (theo hình thức NCK)
– Sổ nhật ký chung
– Sổ nhật ký bán hàng
– Sổ nhật ký mua hàng
– Sổ nhật ký chi tiền
– Số nhật ký thu tiền
– Sổ chi tiết công nợ phải thu cho tất cả các khách hàng
– Sổ chi tiết công nợ phải trả cho tất cả các nhà cung cấp
– Biên bản xác nhận công nợ của từng đối tượng (nếu có) cuối năm.
– Sổ quỹ tiền mặt và sổ chi tiết ngân hàng.
– Sổ cái các tài khoản: 131 , 331, 111, 112, 152, 153, 154, 155, 211, 214,…621, 622, 627, 641, 642,…Tùy theo doanh nghiệp sử dụng quyết định 48 hoặc 15.
– Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm tài sản cố định
– Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm công cụ dụng cụ
– Sổ khấu hao tài sản cố định
– Sổ khấu hao công cụ dụng cụ
– Thẻ kho/ sổ chi tiết vật tư
– Bảng tổng hợp nhập xuất tồn từng kho
– Toàn bộ chứng từ đã nhập đều phải in ra ký (đầy đủ chữ ký).
Lưu ý: số thứ tự các phiếu phải được đánh và sắp xếp tuần tự.

4 – Sắp xếp các hợp đồng kinh tế
– Sắp xếp đầy đủ theo tuần tự từng hợp đồng đầu vào/ đầu ra:
Kiểm tra các biên bản, giấy tờ của từng hợp đồng nếu có: hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng

– Hợp đồng lao động và hệ thống thang bảng lương: hợp đồng lao động, bảng lương, phải có chữ ký đầy đủ
– Các quyết định bổ nhiệm, điều chuyển công tác, tăng lương.

5 – Hồ sơ pháp lý
– Chuẩn bị đầy đủ cả gốc và photo công chứng (xác thực).
– Các công văn đến/đi liên quan đến cơ quan thuế
6 – Kiểm tra chi tiết khác:
Kiểm tra tra đối chiếu giữa sổ chi tiết với sổ tổng hợp tài khoản (sổ cái)
Kiểm tra đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh so với sổ định khoản: hóa đơn đầu ra – vào và sổ kế toán
Kiểm tra đối chiếu công nợ khách hàng
Kiểm tra các khoản phải trả
Kiểm tra dữ liệu nhập và khai báo thuế giữa hóa đơn đầu vào – ra với bảng kê khai thuế
Đầu vào và đầu ra có cân đối
Kiểm tra ký tá có đầy đủ
Kiểm tra lại xem định khoản các khoản phải thu và phải trả định khoản có đúng
Kiểm tra lại bảng lương xem ký có đầy đủ, số liệu trên sổ cái 334 và bảng lương có khớp : Đối với nhân viên phải có hồ sơ đầy đủ
Nội dung công việc sẽ thực hiện :
1. Kiểm tra sự phù hợp của các chứng từ kế toán;
2. Kiểm tra việc định khoản, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
3. Kiểm tra việc lập và kê khai báo cáo thuế VAT hàng tháng;
4. Kiểm tra lập báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp;
5. Kiểm tra hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân;
6. Kiểm tra việc lập báo cáo tài chính theo quy định;
7. Điều chinh các sai sót, chưa phù hợp với quy định của pháp luật;
8. Thiết lập lại số sách kế toán, báo cáo thuế theo đúng quy định của các luật thuế;
9. Thực hiện điều chỉnh các báo cáo thuế khi có sai lệch;
10. Làm việc và giải trình với cơ quan thuế.

Công việc in sổ là của kế toán do đó sau khi in cần có bìa Ngoài và Trong cho sổ sách kế toán
http://www.mediafire.com/download/3cts61b8za5yqld/bia_ngoai.doc
http://www.mediafire.com/download/3cts61b8za5yqld/bia_ngoai.doc
http://www.mediafire.com/download/72anu1g8bf7gx3v/Chung_tu_thu_chi.doc
Kỹ năng kiểm tra sổ sách kế toán:

Nhật ký chung: rà soát lại các định khoản kế toán xem đã định khoản đối ứng Nợ – Có đúng chưa, kiểm tra xem số tiền kết chuyển vào cuối mỗi tháng đã đúng chưa, tổng phát sinh ở Nhật Ký chung = Tổng phát sinh Ở Bảng Cân đối Tài Khoản

Bảng cân đối tài khoản: Tổng Số Dư Nợ đầu kỳ = Tổng số Dư Có đầu kỳ = Số dư cuối kỳ trước kết chuyển sang, Tổng Phát sinh Nợ trong kỳ = Tổng Phát sinh Có trong kỳ = Tổng phát sinh ở Nhật Ký Chung trong kỳ, Tổng Số dư Nợ cuối kỳ = Tổng số dư Có cuối kỳ; Nguyên tắc Tổng Phát Sinh Bên Nợ = Tổng Phát Sinh Bên Có

Tài khoản 1111 tiền mặt: Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 1111  = Số dư nợ đầu kỳ TK 1111 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ đầu kỳ Sổ Quỹ Tiền Mặt; Số Phát sinh nợ có sổ cái TK 1111 = Số phát sinh Nợ Có TK 1111 trên bảng cân đối phát sinh =  Số phát sinh Nợ Có Sổ Quỹ Tiền Mặt, Số dư nợ cuối kỳ sổ cái TK 1111  = Số dư cuối  kỳ TK 1111 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ cuối kỳ Sổ Quỹ Tiền Mặt

Tài khoản 112 tiền gửi ngân hàng: Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 112  = Số dư nợ đầu kỳ TK 112 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ đầu kỳ Sổ tiền gửi ngân hàng = Số dư đầu kỳ của số phụ ngân hàng hoặc sao kê; Số Phát sinh nợ có sổ cái TK 112 = Số phát sinh Nợ Có TK 112 trên bảng cân đối phát sinh =  Số phát sinh Nợ Có Sổ Tiền Gửi Ngân Hàng hoặc sao kê = Số phát sinh rút ra – nộp vào trên sổ phụ ngân hàng hoặc sao kê, Số dư nợ cuối kỳ sổ cái TK 112  = Số dư cuối  kỳ TK 112 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ cuối kỳ Sổ Tiền Gửi Ngân Hàng hoặc sao kê = Số dư cuối kỳ ở Sổ Phụ Ngân Hàng hoặc sao kê

Tài khoản 334 : Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 334  = Số dư nợ đầu kỳ TK 334 trên bảng cân đối phát sinh, Tổng Phát sinh Có trong kỳ = Tổng phát sinh thu nhập được ở Bảng lương trong kỳ (Lương tháng + Phụ cấp + tăng ca),  Tổng phát sinh Nợ trong kỳ = Tổng đã thanh toán + các khoản giảm trừ ( bảo hiểm) + tạm ứng; Tổng Số dư Có cuối kỳ = Tổng số dư Có cuối kỳ ở bảng cân đối phát sinh

Tài khoản 142,242,214:   số tiền phân bổ tháng trên bảng phân bổ công cụ dụng cụ có khớp với số phân bổ trên số cái tài khoản 142,242,214

Thuế Đầu ra – đầu vào:

Tài khoản 1331:   số tiền phát sinh ở phụ lục PL 01-2_GTGT: BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ MUA VÀO, Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 1331  = Số dư nợ đầu kỳ TK 1331 trên bảng cân đối phát sinh = Thuế GTGT còn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang [22]; Số Phát sinh nợ có sổ cái TK 1331 = Số phát sinh Nợ Có TK 1331 trên bảng cân đối phát sinh =  Số phát sinh trên tờ khai phụ lục PL 01-2_GTGT: BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ MUA VÀO

Tài khoản 33311:   số tiền phát sinh ở phụ lục PL 01-1_GTGT: BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ MUA VÀO, Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 1331  = Số dư nợ đầu kỳ TK 1331 trên bảng cân đối phát sinh = Thuế GTGT còn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang [22]; Số Phát sinh nợ có sổ cái TK 1331 = Số phát sinh Nợ Có TK 1331 trên bảng cân đối phát sinh =  Số phát sinh trên tờ khai phụ lục PL 01-2_GTGT: BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ MUA VÀO

Nếu trong tháng phát sinh đầu ra > đầu vào => nộp thuế thì số dư cuối kỳ Có TK 33311 = chỉ tiêu [40] tờ khai thuế tháng đó
Nếu còn được khấu trừ tức đầu ra < đầu vào => thuế còn được khấu trừ kỳ sau chỉ tiêu [22] = số dư đầu kỳ Nợ TK 1331, số dư Cuối Kỳ Nợ 1331 = chỉ tiêu [43]

Hàng tồn kho

+Số dư đầu kỳ Nợ  Sổ cái, CĐPS  TK 152,155,156 = Tồn đầu kỳ 152,155,156 ở bảng kê nhập xuất tồn

+Số Phát sinh Nợ  Sổ cái, CĐPS  TK 152,155,156 = Nhập trong kỳ 152,155,156 ở bảng kê nhập xuất tồn

+Số Phát sinh Có  Sổ cái, CĐPS  TK 152,155,156 = Xuất trong kỳ 152,155,156 ở bảng kê nhập xuất tồn

+Số dư cuối  kỳ Nợ  Sổ cái, CĐPS  TK 152,155,156 = Tồn cuối kỳ 152,155,156 ở bảng kê nhập xuất tồn

+ Tổng phát sinh Nhật Ký chung  = Tổng phát sinh (Nợ Có) trong kỳ trên bảng Cân đối phát sinh

+ Các Tài khoản Loại 1 và 2 ko có số dư Có ( trừ lưỡng tính 131,214,129,159..)  chỉ có số dư Nợ, cũng ko có số dư cuối kỳ âm
+ Các tải khoản loại 3.4 ko có số dư Nợ ( trừ lưỡng tính 331,421…) chỉ có số dư Có, ko có số dư cuối kỳ âm
+ Các tài khoản từ loại 5 đến loại 9 : sổ cái và cân đối phát sinh phải = 0 , nếu > 0 là làm sai do chưa kết chuyển hết

+ TỔNG CỘNG TÀI SẢN = TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN trên Bảng Cân đối kế toán
  1. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ CÁCH LƯU CHỨNG TỪ KẾ TOÁN.
    1. Một số quy định chung về chứng từ.
    – Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành.
    – Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đều phải lập chứng từ, chứng từ phải lập theo đúng qui định trong chế độ này và ghi chép đầy đủ, kịp thời đúng với sự thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
    – Chế độ chứng từ kế toán gồm hai hệ thống :
    + Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc
    + Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn
    – Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc là hệ thống chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính phổ biến rộng rãi. Đối với loại chứng từ này nhà nước tiêu chuẩn hoá về qui cách mẫu biểu, chỉ tiêu phản ánh, phương pháp lập và áp dụng thống nhất cho tất cả các lĩnh vực, các thành phần kinh tế.
    – Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn chủ yếu là những chứng từ sử dụng trong nội bộ công ty, các hóa đơn đặc thù…, nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng và trên cơ sở đó các công ty vận dụng vào từng trường hợp cụ thể thích hợp, có thể thêm, bớt một số chỉ tiêu đặc thù hoặc thay đổi thiết kế mẫu biểu cho thích hợp với việc ghi chép và yêu cầu nội dung phản ánh nhưng phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ.
    – Nội dung của hệ thống chứng từ kế toán gồm 5 chỉ tiêu :
    Chỉ tiêu lao động và tiền lương
    Chỉ tiêu hàng tồn kho
    Chỉ tiêu mua, bán hàng
    Chỉ tiêu tiền mặt
    Chỉ tiêu tài sản cố định
    – Chứng từ kế toán phải có đủ các yếu tố sau đây:
    1. Tên gọi của chứng từ (hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi…)
    2. Ngày, tháng, năm lập chứng từ
    3. Số hiệu của chứng từ
    4. Tên gọi, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ
    5. Tên gọi, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ
    6. Nội dung nghiệp vụ phát sinh ra chứng từ
    7. Các chỉ tiêu về lượng và giá trị
    8. Chữ ký của người lập và những người chịu trách nhiệm vế tính chính xác của chứng từ, những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân phải có chữ ký của người phê duyệt (Tổng Giám đốc) và có đóng dấu của công ty.
    9. Đối với những chứng từ liên quan đến việc mua, bán, cung cấp hay nhận hàng hóa dịch vụ thì ngoài những yếu tố qui định trên phải có thêm chỉ tiêu thuế suất và số thuế phải nộp, những chứng từ dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán phải có thêm chỉ tiêu định khoản kế toán.
    – Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ số liệu theo qui định. Ghi chép chứng từ phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ các yếu tố, gạch bỏ phần để trống. Không được sữa chữa, tẩy xóa trên chứng từ. Trường hợp viết sai cần hủy bỏ, không xé rời ra khỏi cuốn, số hiệu chứng từ phải được ghi liên tục
    • Chứng từ gốc:
    Chứng từ gốc là căn cứ pháp lý phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đã thực hiện đồng thời là cơ sở để lập nên chứng từ kế toán. Chứng từ gốc gồm các hóa đơn hàng hóa, dịch vụ mua vào, bán ra, các hợp đồng kinh tế trong và ngoài nước, invoice, tờ khai hải quan, chứng từ ngân hàng, hóa đơn tài chính, giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, các bảng thanh toán lương, các giấy đề xuất, đề nghị và các giấy tờ khác có liên quan. Các chứng từ gốc được đính kèm vào chứng từ kế toán để diễn giải và hợp thức hóa chứng từ mới hợp lệ.
    • Chứng từ kế toán:
    Là chứng từ được lập nên từ chứng từ gốc bao gồm các phiếu thu, chi tiền mặt, phiếu nhập, xuất kho, các bảng kê, bảng phân bổ… Chứng từ kế toán là căn cứ để ghi chép, phản ảnh vào sổ sách kế toán làm cơ sở cho việc lập các báo cáo tài chính kế toán.
    2. Một số nguyên tắc khi lưu chứng từ.
    2.1 Phân hệ Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng.
    • Một số nguyên tắc.
    Khi phát sinh các nghiệp vụ thu chi tiền kế toán lập Phiếu thu chi, Giấy báo Nợ, báo Có phải kèm theo các chứng từ gốc có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
    + Đối với các nghiệp vụ thu, chi tiền tạm ứng của các CB CNV công ty: Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng ..được cấp thẩm quyền phê duyệt.
    + Đối với các nghiệp vụ thu tiền của khách hàng, chi tiền tạm ứng cho nhà cung cấp: Hợp đồng kinh tế ( bản sao), Hóa đơn tài chính, Công văn đề nghị tạm ứng của nhà cung cấp, Giấy giới thiệu, Bản sao chứng minh thu nhân dân của người được cử đến nhận tiền, Đề nghị tạm ứng theo Hợp đồng của CB CNV công ty…
    + Đối với các nghiệp vụ thanh toán tiền mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tài sản cố định, hàng hóa, dịch vụ thanh toán trực tiếp bằng tiền hoặc chi trả người bán phải có Giấy đề nghị thanh toán được cấp thẩm quyền phê duyệt, hóa đơn tài chính ( đối với nhập kho CCDC, TSCĐ..phải kèm theo Phiếu nhập kho, Biên bản giao nhận TSCĐ), Công văn đề nghị thanh toán của người bán, Biên lai thu tiền, Phiếu thu của đơn vị nhận tiền, trả tiền, Giấy giới thiệu, Bản sao chứng minh thu nhân dân của người được cử đến nhận tiền ( trường hợp người bán cử nhân viên đến thu tiền)
    + Đối với các nghiệp vụ tạm ứng, thanh toán lương, thưởng cho CB CNV thì phải kèm theo Bảng tạm ứng, bảng thanh toán lương, thưởng..có đầy đủ chữ ký của cấp có thẩm quyền, người nhận..
    + Đối với các nghiệp vụ rút gửi ngân hàng nhập quỹ phải photo tờ Séc lĩnh tiền mặt, bảng kê rút tiền..
    + Đối với các nghiệp vụ nhận tiền vay ngắn hạn, dài hạn của tổ chức, cá nhân..phải có Giấy nhận nợ, Giấy rút tiền mặt, Khế ước hoặc hợp đồng vay kèm theo.
    + Đối với các nghiệp vụ nộp tiền vào KHo bạc Nhà nước phải có Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước kèm theo.
    + Đối với các nghiệp vụ tạm ứng, thanh toán xuất nhập khẩu phải có chứng từ tạm ứng, thanh toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt, Giây đề nghị mua ngoại tệ, bản sao Hồ sơ XNK ( Hợp đồng, hóa đơn, Vận đơn, Tờ khai hải quan, Phiếu đóng gói…)
    • Cách lưu chứng từ.
    – Lưu chứng từ Tiền mặt:
    Tùy theo số lượng chứng từ phát sinh của công ty kế toán có thể lưu theo tháng hoặc quý ( tốt nhất nên lưu theo tháng). Kế toán sử dụng đục lỗ, kẹp acco ( để dễ lấy ra khi cần thiết) đóng thành cuốn. Bìa ngoài ghi: Phiếu thu, chi hoặc Chứng từ Tiền mặt tháng……năm, ghi rõ Phiếu thu, chi từ số……đến số….số hiệu tài khoản, tên tài khoản.
    – Lưu chứng từ ngân hàng:
    – Kế toán lưu theo thứ tự thời gian phát sinh và theo thứ tự các loại chứng từ:
    1. Sổ phụ hay còn gọi là sao kê: Tổng hợp các phát sinh tăng giảm của tài khoản trong khoảng thời gian.
    2. Chứng từ giao dịch: Phản ánh chi tiết giao dịch của tài khoản ngân hàng. Chứng từ này thường đính kèm Giấy nộp, rút tiền, Ủy nhiệm chi…
    3. Giấy báo Nợ, Báo Có: thông báo các nghiệp vụ biến động của tài khoản ngân hàng.
    4. Các chứng từ gốc có liên quan. Ví dụ: hóa đơn, hồ sơ thanh toán nhập khẩu, giấy đề nghị mua ngoại tệ…
    5. Giấy báo Số dư cuối kỳ: Xác nhận số dư của tổ chức tín dụng nơi công ty có giao dịch ( dung để đối chiếu số dư với sổ chi tiết Tiền gửi ngân hàng)
    – Kế toán phải lưu riêng chứng từ ngân hàng của từng loại nguyên tệ: tiền việt nam đồng, ngọai tệt; loại tài khoản: tiền gửi không kỳ hạn, tiền vay ngắn hạn, dài hạn; tổ chức tín dụng: ngân hàng A, B..đóng thành từng cuốn riêng biệt. Bìa ngoài ghi rõ: Sổ phụ hoặc chứng từ ngân hàng tháng…..năm…..Số hiệu tài khoản, Tên tài khoản
    Lưu ý: Thông thường cuối tháng trước khi đóng cuốn chứng từ kế toán thường tiến hành tách các Hóa đơn, tờ khai hải quan để lưu riêng trong Phân hệ: Hóa đơn đầu vào hoặc Hồ sơ nhập khẩu.. Trong phân hệ Tiền mặt, ngân hàng chỉ sử dụng các chứng từ photo..
    2.2 Phân hệ Công nợ phải thu, phải trả:
    – Kế toán nên thực hiện file công nợ đối với từng ng mua, người bán với các chỉ tiêu:
    + Thông tin doanh nghiệp
    + Hợp đồng, phụ lục hợp đồng kinh tế.
    + Thông báo tài khoản ngân hàng.
    + Công văn đề nghị tạm ứng, thanh toán…
    + Các chứng từ tăng giảm công nợ ( bản sao)
    + Biên bản đối chiếu công nợ kèm Sổ chi tiết, Bảng tổng hợp công nợ.
    + Các chứng từ khác.
    Lưu ý: Cách theo dõi trên chỉ áp dụng đối với các khách hàng, nhà cung cấp có phát sinh giao dịch nhiều, trong thời gian dài. Đối với khách lẻ, vãng lai thì không cần thiết áp dụng.2.3 Phân hệ Hàng tồn kho, công cụ dụng cụ, tài sản cố định.
    + Đối với các nguyên liệu, hàng hóa
    – Kế toán in và đóng các loại: Phiếu nhập mua hàng, Phiếu nhập, xuất kho, điều chuyển nội bộ..thành từng cuốn theo tháng, quý hoặc năm.
    + Đối với công cụ, dụng cụ..
    – Kế toán in và đóng thành cuốn Phiếu nhập, xuất công cụ dụng cụ.
    – Hồ sơ công cụ, dụng cụ: Chứng từ tăng, giảm CCDC, Bảng kê chi tiết CCDC tại Bộ phận sử dụng..Biên bản kiểm kê công cụ dụng cụ…
    – Bảng tính và phân bổ chi phí trả trước: Kế toán theo dõi và lập bảng tính chi phí trả trước theo tháng, quý năm và đóng thành cuốn.
    – Biên bản kiểm kê CCDC.
    + Đối với tài sản cố định:
    – Hồ sơ tài sản cố định: bao gồm: Hợp đồng mua bán, hóa đơn, biên bản giao nhận. Thẻ tài sản cố định, Sổ, bảng kê TSCĐ tại nơi sử dụng..lưu riêng cho từng tài sản cố định.
    – Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ.
    – Biên bản kiểm kê TSCĐ.2.4 Phân hệ Lao động và Tiền lương.
    – File lưu trữ các quy chế, quyết định liên quan đến lao động – tiền lương: Quy chế lao động tiền lương và chế độ cho người lao động, quyết định lương, thưởng..
    – Các bảng lương từng tháng, bảng thanh toán tiền thưởng, phụ cấp, lương phép…đóng thành 01 cuốn theo thứ tự thời gian.2.5 Lưu trữ hóa đơn, tờ khai thuế
    – Hóa đơn đầu vào được lưu trữ theo 06 tháng hoặc 1 năm kẹp cùng bảng kê chi tiết các hóa đơn và đóng thành từng cuốn
    – Hóa đơn đầu ra: Lưu trữ liên 1 theo cuốn hóa đơn in sẵn. Lưu trữ liên 3: đóng thành từng cuốn theo thứ tự thời gian.
    – Hồ sơ thuế: Lưu trữ Giấy chứng nhận đăng ký thuế, mẫu điều chỉnh thông tin thuế (08/MST), Biên bản kiểm tra thuế, Công văn gỏi và trả lời….
    – Hồ sơ khai thuế GTGT: Sắp xếp các tờ khai theo thứ tự từng tháng đóng thành 01 cuốn.
    – Hồ sơ thuế đăng ký thuế TNCN: Danh sách đăng ký MST cá nhân, tờ khai đăng ký MST cá nhân của từng CB CNV, giấy tờ xác nhận giảm trừ gia cảnh…
    – Hồ sơ khai thuế TNCN: Sắp xếp các tờ khai theo tháng hoặc quý, tờ khai quyết toán năm.
    – Hồ sơ khai thuế TNDN: Các tờ khai tạm tính theo quý, quyết toán năm.
    – Hồ sơ khai thuế môn bài: Đóng thành cuốn riêng cho nhiều năm.
    – Hồ sơ đăng ký, in và phát hành hóa đơn: Hợp đồng in hóa đơn, Biên bản hủy bảng kẽm, hóa đơn mẫu, thông báo phát hành, báo mất hóa đơn..
    – Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Báo cáo của từng tháng, quý đóng thành 01 cuốn.
    – File văn bản, chính sách thuế: Tài liệu về thuế..

    C. IN VÀ LƯU TRỮ SỔ SÁCH KẾ TOÁN.
    – Trong trường hợp công ty không đăng ký với cơ quan thuế hình thức ghi sổ kế toán “trên máy vi tính” mà chỉ đăng ký theo các hình thức ghi sổ “ Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký – Chứng từ, Nhật ký – Sổ cái”, cuối năm tài chính, kế toán phải tiến hành In các sổ sách kế toán và đóng cuốn từng loại sổ để lưu trữ.
    – Đối với doanh nghiệp Áp dụng hình thức ghi sổ kế toán “ Nhật ký chung” yêu cầu In sổ sách kế toán như sau:
    1. Chứng từ kế toán các phân hệ gồm ( đã đề cập ở phần 2 phần này chỉ thống kê)
    – Phiếu thu, chi
    – Biên bản kiểm kê quỹ hàng tháng
    – Giấy báo Nợ, báo Có ( có thể in kẹp với sổ phụ hoặc chỉ lưu riêng 1 cuốn sổ phụ) chi tiết cho từng loại tài khoản.
    – Phiếu nhập, xuất, điều chuyển kho.
    – Phiếu nhập mua hàng, chi phí mua hàng
    – Bảng tổng nguyên vật liệu, hàng hóa nhập, xuất kho.
    – Bảng tổng hợp Nhập – xuất – tồn.
    – Biên bản kiểm kê tài sản ( TSCĐ, CCDC, NVL, HH)
    – Biên bản lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
    – Bảng tính và phân bổ chi phí trả trước.
    – Bảng tính khấu hao TSCĐ.
    – Bảng lương.
    – Bảng thanh toán phụ cấp, thưởng, lương phép..
    – Phiếu kế toán tổng hợp.

    2. Sổ sách kế toán:
    – Nhật ký chung.
    – Sổ quỹ tiền mặt.
    – Sổ chi tiết các tài khoản.
    – Sổ cái các tài khoản.

    3. Báo cáo tài chính.
    – Bảng cân đối phát sinh tài khoản ( Quyết định 48 bắt buộc có)
    – Bảng cân đối kế toán
    – Báo cáo kết quả kinh doanh.
    – Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ( QĐ 48 không bắt buộc, khuyến khích lập)
    – Thuyết minh Báo cáo tài chính.

    Ghi chú:Các Bạn Lưu Ý Mình Có Một Vài ý kiến Như sau Theo mình tư Suy nghĩ
    Đối với Chứng Từ Kế Toán(Thu,chi,nhập,Xuất,CCDC,Phiếu Kế Toán Khác) các Bạn Có thể
    1:phô tô chứng từ gốc để kẹp với các chứng từ kế toán đó khiến cho công việc kiểm tra thực tế dễ dàng kiểm soát.nhưng cũng phải tỷ mỷ,cẩn thận,(Dùng cho doanh nghiệp Vừa Và nhỏ)
    2:Đối với chứng từ kế toán đã nêu ở trên các bạn có thể viêt bút chi số Hóa đơn và trình tự sắp xếp các chứng từ kế toán với chứng từ gốc phải trùng nhau
    VD:+chứng từ phiếu chi 01/0001 HĐ 0012345 (1)
    01/0002 HĐ 0012346 (2)
    +Hóa Đơn Đầu Vào Cũng sắp xếp 0012345 (1)
    0012346 (2)
    Để Khi đối Chiếu Nhanh và chính Xác (Dùng cho Doanh Nghiệp Có Phát sinh nhiều)

Quy định chung về sổ kế toán

Sổ kế toán

Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp.

Doanh nghiệp phải thực hiện các quy định về sổ kế toán trong Luật Kế toán, Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2005 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán trong lĩnh vực kinh doanh, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán và Chế độ kế toán .

Các loại sổ kế toán

Mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm.

Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.

+ Sổ kế toán tổng hợp, gồm: Sổ Nhật ký, Sổ Cái.

+ Số kế toán chi tiết, gồm: Sổ, thẻ kế toán chi tiết.

Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối với các loại Sổ Cái, sổ Nhật ký; quy định mang tính hướng dẫn đối với các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết.

Sổ kế toán tổng hợp

1/ Sổ Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đó. Số liệu kế toán trên sổ Nhật ký phản ánh tổng số phát sinh bên Nợ và bên Có của tất cả các tài khoản kế toán sử dụng ở doanh nghiệp.

Sổ Nhật ký phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:

–         Ngày, tháng ghi sổ;

–         Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;

–         Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

–         Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.

2/ Sổ Cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu kế toán trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Sổ Cái phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:

–         Ngày, tháng ghi sổ;

–         Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;

–         Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản.

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên sổ Nhật ký và Sổ Cái.

Số lượng, kết cấu các sổ kế toán chi tiết không quy định bắt buộc. Các doanh nghiệp căn cứ vào quy định mang tính hướng dẫn của Nhà nước về sổ kế toán chi tiết và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để mở các sổ kế toán chi tiết cần thiết, phù hợp.

Hệ thống sổ kế toán

Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất cho một kỳ kế toán năm. Doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại doanh nghiệp và yêu cầu quản lý để mở đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết.

Trách nhiệm của người giữ và ghi sổ kế toán

Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ. Sổ kế toán giao cho nhân viên nào thì nhân viên đó phải chịu trách nhiệm về những điều ghi trong sổ và việc giữ sổ trong suốt thời gian dùng sổ.

Khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, kế  toán trưởng phải tổ chức việc bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên cũ và nhân viên mới. Biên bản bàn giao phải được kế toán trưởng ký xác nhận.

Ghi sổ kế toán bằng tay hoặc bằng máy vi tính

Đơn vị kế toán được ghi sổ kế toán bằng tay hoặc ghi sổ kế toán bằng máy vi tính.

Trường hợp ghi sổ bằng tay phải theo một trong các hình thức kế toán và mẫu sổ kế toán theo quy định tại Mục II- “Các hình thức kế toán” ( Quyết định 15/2006/QĐ-BTC). Đơn vị được mở thêm các sổ kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý của đơn vị.

Trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì doanh nghiệp được lựa chọn mua hoặc tự xây dựng hình thức kế toán trên máy vi tính cho phù hợp. Hình thức kế toán trên máy vi tính áp dụng tại doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu sau:

► Có đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết để đáp ứng yêu cầu kế toán theo quy định. Các sổ kế toán tổng hợp phải có đầy đủ các yếu tố theo quy định của Chế độ sổ kế toán.

►Thực hiện đúng các quy định về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa chữa sổ kế toán theo quy định của Luật Kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán và quy định tại Chế độ kế toán này.

► Doanh nghiệp phải căn cứ vào các tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế toán do Bộ Tài chính quy định tại Thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý và điều kiện của doanh nghiệp.

Mở và ghi sổ kế toán

Mở sổ

Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập. Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán ghi bằng tay trước khi sử dụng, hoặc ký duyệt vào sổ kế toán chính thức sau khi in ra từ máy vi tính.

Sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời. Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ.

Trước khi dùng sổ kế toán phải hoàn thiện các thủ tục sau:

  • Đối với sổ kế toán dạng quyển:

Trang đầu sổ phải ghi tõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác

Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.

  • Đối với sổ tờ rời:

Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ. Các tờ rời trước khi dùng phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời. Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm.

Ghi sổ

Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh.

Khoá sổ

Cuối kỳ kế toán phải khoá sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. Ngoài ra phải khoá sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Sửa chữa sổ kế toán

Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót trong quá trình ghi sổ kế toán thì không được tẩy xoá làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong các phương pháp sau:

Phương pháp cải chính:

Phương pháp này dùng để đính chính những sai sót bằng cách gạch một đường thẳng xoá bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo nhìn rõ nội dung sai. Trên chỗ bị xoá bỏ ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực thường ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa. Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:

– Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản;

– Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng.

Phương pháp ghi số âm (còn gọi Phương pháp ghi đỏ):

Phương pháp này dùng để điều chỉnh những sai sót bằng cách: Ghi lại bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn bút toán đã ghi sai để huỷ bút toán đã ghi sai. Ghi lại bút toán đúng bằng mực thường để thay thế.

Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:

– Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế toán mà không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính;

– Phát hiện ra sai sót sau khi đã nộp báo cáo tài chính cho cơ quan có thẩm quyền

Trong trường hợp này được sửa chữa sai sót vào sổ kế toán năm phát hiện ra sai sót theo phương pháp phi hồi tố, hoặc hồi tố theo quy định của chuẩn mực kế toán số 29 “Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót”;

– Sai sót trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần hoặc con số ghi sai lớn hơn con số ghi đúng.

Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì phải lập một “Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) ký xác nhận.

Phương pháp ghi bổ sung:

Phương pháp này áp dụng cho trường hợp  ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ. Sửa chữa theo phương pháp này phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung” để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu  so với chứng từ.

Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính

(1)- Trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính;

(2)- Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót;

(3)- Các trường hợp sửa chữa khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính đều được thực hiện theo “Phương pháp ghi số âm” hoặc “Phương pháp ghi bổ sung”           .

Khi báo cáo quyết toán năm được duyệt hoặc khi công việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán kết thúc và đã có ý kiến kết luận chính thức, nếu có quyết định phải sửa chữa lại số liệu trên báo cáo tài chính liên quan đến số liệu đã ghi sổ kế toán thì đơn vị phải sửa lại sổ kế toán và số dư của những tài khoản kế toán có liên quan theo phương pháp quy định. Việc sửa chữa được thực hiện trực tiếp trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót, đồng thời phải ghi chú vào trang cuối (dòng cuối) của sổ kế toán năm trước có sai sót (nếu phát hiện sai sót báo cáo tài chính đã nộp cho cơ quan có thẩm quyền) để tiện đối chiếu, kiểm tra.

Điều chỉnh sổ kế toán

Trường hợp doanh nghiệp phải áp dụng hồi tố do thay đổi chính sách kế toán và phải điều chỉnh hồi tố do phát hiện sai sót trọng yếu trong các năm trước theo quy định của chuẩn mực kế toán số 29 “Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót” thì kế toán phải điều chỉnh số dư đầu năm trên sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết của các tài khoản có liên quan.

Các hình thức sổ kế toán

Doanh nghiệp được áp dụng một trong năm hình thức kế toán sau:

–         Hình thức kế toán Nhật ký chung;

–         Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái;

–         Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ;

–         Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ;

–         Hình thức kế toán trên máy vi tính.

Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán.

Doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán, lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp và phải tuân thủ theo đúng quy định của hình thức sổ kế toán đó, gồm: Các loại sổ và kết cấu các loại sổ, quan hệ đối chiếu kiểm tra, trình tự, phương pháp ghi chép các loại sổ kế toán.

Quý khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ hoặc cần tư vấn và giải đáp thắc mắc có thể liên hệ với chúng tôi theo thông tin dưới đây :

  • Liên hệ: CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN ACPA – THÀNH VIÊN Á CHÂU VN
  • Địa  chỉ :Số 220 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Phường 21, Quận Bình Thạnh, TPHCM
  • Hotline :0915 126 621 – Mr Việt
  • Email :kiemtoanacpa@gmail.com
  • Website :http://www.ketoanachau.vn/

———————————————————————————————————————————————————-

hóa đơn chứng từ kẹp sổ sách là như thế nào? sắp xếp chứng từ sao cho hợp lý hiệu quả?, hoa don chung tu kep so sach la nhu the nao? sap xep chung tu sao cho hop ly hieu qua


[HTV1] ACPA chia sẻ chuyện nghề Kiểm Toán

Công tác sắp xếp chứng từ hợp lý
Rate this post





Các Bài Viết Cùng Chủ Đề